ПАСТАНОВА МIНIСТЭРСТВА КУЛЬТУРЫ РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
 31 снежня 2008 г. N 49

АБ ЗАЦВЯРДЖЭННI IНСТРУКЦЫI АБ ПАРАДКУ АЖЫЦЦЯЎЛЕННЯ ЎНУТРЫРЭСПУБЛIКАНСКАГА ДАКУМЕНТААБМЕНУ I ПЕРАРАЗМЕРКАВАННЯ ДАКУМЕНТА
 

КонсультантПлюс: примечание.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: постановление Совета Министров Республики Беларусь N 1558 принято 30.10.2001, а не 30.11.2001.

На падставе артыкула 6 Закона Рэспублiкi Беларусь ад 22 сакавiка 1995 года "Аб бiблiятэчнай справе ў Рэспублiцы Беларусь" у рэдакцыi Закона Рэспублiкi Беларусь ад 11 лiстапада 2002 года i Палажэння аб Мiнiстэрстве культуры Рэспублiкi Беларусь, зацверджанага пастановай Савета Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь ад 30 лiстапада 2001 г. N 1558 "Вопросы Министерства культуры Республики Беларусь", Мiнiстэрства культуры Рэспублiкi Беларусь ПАСТАНАЎЛЯЕ:

1. Зацвердзiць прыкладзеную Iнструкцыю аб парадку ажыццяўлення ўнутрырэспублiканскага дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў.
2. Дадзеная пастанова ўступае ў сiлу пасля яе афiцыйнага апублiкавання.

Мiнiстр У.Ф.МАТВЕЙЧУК


                  IНСТРУКЦЫЯ АБ ПАРАДКУ АЖЫЦЦЯЎЛЕННЯ ЎНУТРЫРЭСПУБЛIКАНСКАГА  ДАКУМЕНТААБМЕНУ I ПЕРАРАЗМЕРКАВАННЯ ДАКУМЕНТАЎ

1. Iнструкцыя аб парадку ажыццяўлення ўнутрырэспублiканскага дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў (далей - Iнструкцыя) мае мэту ўпарадкавання i ўстанаўлення адзiных правiлаў арганiзацыi работы па выкарыстанню сукупнага фонду бiблiятэк краiны шляхам абмену i пераразмеркавання празмерна дублетных i няпрофiльных дакументаў памiж бiблiятэкамi незалежна ад iх ведамаснай падпарадкаванасцi. Iнструкцыя распрацавана ў адпаведнасцi з артыкуламi 15, 19 i 20 Закона Рэспублiкi Беларусь ад 22 сакавiка 1995 года "Аб бiблiятэчнай справе ў Рэспублiцы Беларусь" у рэдакцыi Закона Рэспублiкi Беларусь ад 11 лiстапада 2002 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 20, арт. 238; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 128, 2/896).

Палажэннi Iнструкцыi не распаўсюджваюцца на бiблiятэчныя фонды, аднесеныя да гiсторыка-культурных каштоўнасцей, каштоўныя i рэдкiя выданнi, калекцыi, якiя ўтрымлiваюць каштоўныя металы i каштоўныя камянi, уключаныя у культурна-гiстарычны фонд Дзяржаўнага фонду каштоўных металаў i каштоўных камянеў Рэспублiкi Беларусь.

2. У гэтай Iнструкцыi выкарыстоўваюцца наступныя тэрмiны i iх азначэннi:

2.1. абменны фонд - упарадкаваная сукупнасць дакументаў бiблiятэкi, прызначаная для эквiвалентнага абмену памiж бiблiятэкамi i пераразмеркавання;

2.2. арганiзацыя фонду - сукупнасць працэсаў прыему, улiку, тэхнiчнай апрацоўкi, размяшчэння i захавання дакументаў;

2.3. асноўны фонд - масiў дакументаў, сфармiраваны згодна з профiлем бiблiятэкi i прызначаны для пастаяннага захоўвання i выкарыстання;

2.4. выключэнне дакументаў з фонду (рэкамплектаванне) - адбор, выдаленне з фонду i зняцце з улiку дакументаў, далейшае захаванне якiх у адпаведнасцi з iснуючымi правiламi прызнана немэтазгодным (няпрофiльных, састарэлых па зместу, празмерна дублетных i iншых);

2.5. дакумент - носьбiт iнфармацыi, у тым лiку электронны, на якiм iнфармацыя змяшчаецца ў выглядзе тэксту, гуказапiсу або выявы, якi прызначаны для перадачы ў часе i прасторы ў мэтах захоўвання i грамадскага выкарыстання;

2.6. дублетны экзэмпляр - паўторны экзэмпляр дакумента ў фондзе бiблiятэкi. Дублетныя экзэмпляры могуць быць запланаваны пры камплектаваннi фонду ў адпаведнасцi з нарматыўнымi прававымi актамi;

2.7. iнвентарызацыя дакументаў - iндывiдуальны ўлiк кожнай адзiнкi захоўвання ў парадку яе паступлення ў бiблiятэчны фонд;

2.8. камплектаванне фонду - сукупнасць працэсаў выяўлення, адбору, заказу, набыцця, атрымання i рэгiстрацыi дакументаў, якiя адпавядаюць задачам бiблiятэкi, профiлю камплектавання яе фондаў;

2.9. папаўненне фонду - працэс уводу дакументаў у фонд пасля праверкi на адпаведнасць заказу, ажыццяўлення ўлiку i апрацоўкi;

2.10. унутрырэспублiканскае пераразмеркаванне дакументаў (далей - пераразмеркаванне дакументаў) - арганiзацыя развiцця сукупнага дакументнага фонда краiны шляхам бязвыплатнай перадачы з адной бiблiятэкi празмерна дублетных i няпрофiльных дакументаў у другую бiблiятэку для папаўнення яе фонду;

2.11. празмерна дублетныя дакументы - залiшнiя дакументы для фонду пэўнай бiблiятэкi;

2.12. профiль камплектавання (тэматыка-тыпалагiчны план) - нарматыўны дакумент, зацверджаны дырэктарам, якi рэгламентуе асноўныя кiрункi i асаблiвасцi камплектавання бiблiятэкi, вызначае тэматыку, вiды i экзэмплярнасць дакументаў, якiя ўключаюцца ў фонд;

2.13. рэгiстрацыя дакументаў - запiс звестак аб дакументах, прызначаных для захоўвання i выкарыстання ў бiблiятэцы, у iнвентарную кнiгу або iншую ўлiковую форму;

2.14. улiк фондаў - комплекс аперацый, якiя забяспечваюць фiксацыю звестак аб складзе, аб'еме i руху фонду;

2.15. унутрырэспублiканскi дакументаабмен (далей - дакументаабмен) - абмен дакументамi памiж бiблiятэкамi i iншымi юрыдычнымi асобамi ў межах Рэспублiкi Беларусь;

2.16. фармiраванне фонду - сукупнасць працэсаў камплектавання, арганiзацыi фонду, выключэння дакументаў, а таксама кiравання фондамi;

2.17. фонд бiблiятэкi - упарадкаваная сукупнасць дакументаў (улiковых адзiнак), якiя адпавядаюць задачам бiблiятэкi i прызначаны для захоўвання i выкарыстання.

3. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў з'яўляюцца кiрункамi карпаратыўнага ўзаемадзеяння бiблiятэк i iншых iнфармацыйных арганiзацый па фармiраванню i развiццю сукупнага бiблiятэчнага фонду Рэспублiкi Беларусь i ажыццяўляюцца ў адпаведнасцi з сапраўднай Iнструкцыяй, iншымi актамi заканадаўства.

4. Ажыццяўляць дакументаабмен могуць бiблiятэкi i iншыя установы Рэспублiкi Беларусь незалежна ад iх ведамаснай падпарадкаванасцi i форм уласнасцi.

5. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў арганiзуюцца па тэрытарыяльнаму i тэрытарыяльна-галiноваму прынцыпах у межах краiны ў адпаведнасцi з Законам Рэспублiкi Беларусь "Аб бiблiятэчнай справе ў Рэспублiцы Беларусь", дзеючымi дзяржаўнымi стандартамi i iншымi нарматыўнымi прававымi актамi.

6. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў ажыццяўляюцца з выкарыстаннем абменных фондаў бiблiятэк у адпаведнасцi з пiсьмовымi дамовамi (пагадненнямi), пiсьмамi.

7. Мэтай дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў з'яўляецца аптымальнае размеркаванне сукупнага бiблiятэчнага фонду краiны, а таксама рацыянальнае выкарыстанне бязвыплатных крынiц камплектавання.

8. Задачамi дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў з'яўляюцца:

пазбаўленне бiблiятэчных фондаў ад няпрофiльных, празмерна дублетных дакументаў;

папаўненне фондаў бiблiятэк неабходнымi айчыннымi i замежнымi дакументамi шляхам абмену i пераразмеркавання дакументаў.

9. У бiблiятэках, якiя ажыццяўляюць дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў, прадугледжваюцца:

функцыянаванне асобнага структурнага падраздзялення, вызначэнне асобных штатных адзiнак, адказных за выкананне адпаведных абавязкаў, з iх замацаваннем у службовых iнструкцыях;

выдзяленне асобнага памяшкання (часткi памяшкання) для размяшчэння абменнага фонда i работы з iм.

10. Абменныя фонды ўваходзяць у сiстэму фондаў бiблiятэкi, якая iх фармiруе, i з'яўляюцца iх дапаможнай (службовай) часткай.

11. Абменныя фонды фармiруюцца з празмерна дублетных, няпрофiльных для пэўнай бiблiятэкi дакументаў, якiя паступiлi:

пасля выключэння (спiсання) дакументаў з дзеючых;

у якасцi падарункаў i ахвяраванняў ад арганiзацый i прыватных асоб.

12. З асноўных фондаў бiблiятэк у абменныя фонды накiроўваюцца толькi тыя дакументы, якiя выключаны з форм iндывiдуальнага ўлiку i зняты з балансу.

13. Тэхналогiя ўлiку абменных фондаў вызначаецца кожнай бiблiятэкай самастойна ў адпаведнасцi з заканадаўствам.

14. Даныя аб арганiзацыi абменных фондаў, iх папаўненнi i руху падлягаюць пастаяннай i своечасовай фiксацыi ў акт-пуцеўках, картатэках, базах даных, актах i iншых улiковых формах, прынятых у пэўнай бiблiятэцы.

15. Для ўзаемнага iнфармавання аб складзе абменных фондаў бiблiятэкi рэгулярна фармiруюць i распаўсюджваюць (у тым лiку i па электронных каналах) спiсы (паказальнiкi, пералiкi) дакументаў, прызначаных для дакументаабмену i пераразмеркавання.

16. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў можа здзяйсняцца на пастаяннай аснове i па разавых запытах. Адпаведна афармляюцца доўгатэрмiновыя дамовы (пагадненнi) або пiсьмы.

17. Працэсы дакументаабмену, пераразмеркавання дакументаў афармляюцца адпаведнымi актамi, якiя складаюцца ў двух экзэмплярах i дапаўняюцца спiсамi (пералiкамi) перадаваемых дакументаў. Акты завяраюцца подпiсамi супрацоўнiкаў, адказных за перадачу-прыем дакументаў, i зацвярджаюцца кiраўнiкамi (упаўнаважанымi асобамi) бiблiятэк.

18. Расходы па транспартыроўцы дакументаў, якiя перадаюцца ў межах дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў, аплачваюцца па дамоўленасцi бакоў.

19. Дакументацыя па пытаннях дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў (дамовы, пагадненнi, пiсьмы, заяўкi, акты, акт-пуцеўкi i iншыя суправаджальныя дакументы) захоўваюцца ў бiблiятэках у адпаведнасцi з агульнымi правiламi справаводства.